あなたのチームのミーティングは機能していますか？

理念組織育成面談

こんにちは、株式会社Tobe-Ruの福島です。

クリニックの経営者の皆様とお話している中で、

「ミーティングはした方がいいのでしょうか？」

と聞かれることがよくありますので、今回はミーティングについてお話させていただきます。

今回参考にした書籍はコチラです。

『もしもハリウッド監督が会議を仕切ったら　著者：パトリック・レンシオーニ』

この本をクリニックに当てはめ、再構築してみました。

ミーティングで設定すべきこと

ミーティングには目的に応じて「最適な時間」と「ミーティングで話す内容」と「場所」を設定する必要があります。

①毎朝のミーティング
最適な時間：10分以内
内容　　　：「今日」する内容や今の自分の気持ち
場所　　　：院内（必ずみんなの顔が見えるよう円形になる）

毎朝のミーティングでは、特別な対応が必要な患者さんへの対応や業者さんへの対応など自分たちが「今日」しないといけないことや「今の気持ち」を手短に皆さんに話してもらいます。
例：（受付）今日はOOさんという患者さんが来られます。前回来院時にはお会計のミスがあり、当院に不信感を持たれているかもしれませんので、来院時には謝罪とより一層気持ちのいい挨拶と対応を心がけます。
（スタッフ）今日息子の高校受験の結果発表で、親の私もドキドキしています。業務中は仕事に集中しますが、もし自分でも気づかない浮ついていることがあれば、注意してください。

この朝のミーティングの効果は全員が話すことでスタッフさんの意識が「今」につながり、ミスや情報共有漏れがなくなります。
また、一分間スピーチのような事前に考えておく必要があるようなものではなく、今日行う業務について報告をしてもらうだけですので、比較的スタッフさんに受け入れられやすいメリットもあります。
これは、「チェックインチェックアウト」という考え方を応用したもので、例えば外科手術をする前にも、それぞれが自分の役割と注意すべき患者情報をシェアしてから、はじめることで、手術ミスが減ったという研究もある簡単に効果が出るミーティングです。

②1カ月に1回のミーティング
最適な時間：2時間
内容　　　：数値の実績報告と戦略的な議題2-3個
場所　　　：院内
月一のミーティングでは、数値関係の実績報告と他に皆さんが取り組んでいる業務の中から困っていることを議題としてもらい、その中から先生が議題を選んで話を進めます。ここで重要なものは医院全体に関わる中長期的な議題は話さずに、一旦の結論をだして前に進めていくことが重要です。
このときには、「いけるだろう」と考え、多く議題を設定しすぎてしまうと

③3か月に1回のミーティング
最適な時間：3～5時間
内容　　　：1カ月に1回のミーティングで話しきれなかった中長期的な議題
場所　　　：可能であれば、医院から離れた場所が相応しいです。

　　　　　（1時間程度離れた異なる環境）
ここで重要なことは、1つの議題に対してとことん話しあうことで、結論を急がせず、互いの意見をしっかりと聞くことが重要です。（そのために時間が3～5時間必要）

クレドや行動指針があるのであれば、それに対して自分の想いや3ヵ月行ってきたことなどを、発表する時間にしてもいいでしょう。

以上の通り、ミーティングの目的と議題によって使いこなすことが重要です。また、時間がないからといって、中長期的な話題を月一でのミーティングで話してしまうと、言いたいことが言えない消化不良が起こってしまい、今後の実行フェーズで反対意見や理解できていなかったことが分かるなど、再度時間がかかってしまいます。

例えるとニュース番組をイメージしていただくとわかりやすいと思います。

①の毎朝のミーティングは「ヘッドラインニュース」
　その日起きた出来事だけを話す
②の月一のミーティングは「夜7時のニュース」
　その日起きた出来事やその背景を専門家の意見を聞く
③の3か月に1回ミーティングは「特集」
　1時間しっかり時間をかけて、ひとつの事件に対して複数の視点から読み解く

ヘッドラインニュースで一人の専門家だけの話を聞くと、偏りを感じ不信感を招いてしまう可能性もありますし、逆に特集ニュースを見ているときに、天気予報の話が出てくると情報が混乱してしまいます。

ミーティングに話を戻すと、朝のミーティングでやるべきことを1時間かけて行うと退屈なものになってしまいますし、1時間かけてやるべきことを朝に行うと消化不良や理解不足が起こってしまいます
要するに何事も議題に応じて時間と場所を考える必要があるということですね。